Raportowanie przewozów w systemie SENT wynika z ustawy o systemie monitorowania drogowego i kolejowego przewozu towarów oraz obrotu paliwami opałowymi. Obowiązek obejmuje podmiot wysyłający, przewoźnika i podmiot odbierający, a każdy z nich odpowiada za inny fragment zgłoszenia. Zgłoszenie przewozu towaru składa się przed rozpoczęciem przewozu, uzupełnia w trakcie trasy i zamyka po dostarczeniu ładunku. Czynności te wykonuje się na Platformie Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych, ręcznie w formularzu albo przez połączenie własnego oprogramowania z rejestrem. Poniżej wyjaśniamy, jak zorganizować ten proces w firmie, żeby dane trafiały do rejestru na czas i w komplecie.
Jakie obowiązki składają się na raportowanie przewozu towarów?
Raportowanie w systemie SENT nie sprowadza się do jednego formularza, lecz do sekwencji czynności rozłożonych na cały przebieg transportu. Zgłoszenia SENT dokonuje podmiot wysyłający przed rozpoczęciem przewozu, po czym otrzymuje z rejestru numer referencyjny, czyli numer SENT, i przekazuje go pozostałym uczestnikom. Przewoźnik uzupełnia zgłoszenie o dane środka transportu, numer lokalizatora i planowaną datę dostarczenia towaru, bez czego przewóz nie może się rozpocząć. W trakcie trasy dane podlegają aktualizacji za każdym razem, gdy zmieni się pojazd, kierowca albo miejsce dostawy. Po zakończeniu przewozu podmiot odbierający zamyka zgłoszenie, potwierdzając przyjęcie ładunku. Dopiero komplet tych kroków oznacza wykonanie obowiązku zgłoszenia, a brak ostatniego z nich zostawia w rejestrze SENT otwarty wpis mimo dostarczonego towaru.
Zakres towarów objętych systemem SENT wynika z ustawy i rozporządzeń, a podstawą kwalifikacji jest kod CN oraz ilość ładunku. Monitorowanie przewozu towarów wrażliwych obejmuje między innymi paliwa silnikowe, olej opałowy, susz tytoniowy, wybrane preparaty smarowe oraz towary zawierające alkohol etylowy. System Elektronicznego Nadzoru Transportu powstał po to, by ograniczyć nieprawidłowości w obrocie tymi towarami, dlatego katalog jest sukcesywnie poszerzany o kolejne grupy. Ocena, czy dany ładunek podlega zgłoszeniu, wymaga sprawdzenia kodu CN, masy lub objętości oraz opakowania jednostkowego, bo część przewozów mieści się w wyłączeniach. Poza obowiązkiem pozostają również przemieszczenia wyrobów akcyzowych objęte systemem EMCS, prowadzone w procedurze zawieszenia poboru akcyzy. Firma przewożąca towary podlegające monitorowaniu z pogranicza wykazu zyskuje na przypisaniu tej oceny jednej osobie, zamiast pozostawiania jej handlowcom przy każdym zamówieniu.
Kto w firmie odpowiada za poszczególne etapy zgłoszenia?
Ustawa rozdziela obowiązki między trzy podmioty, ale wewnątrz przedsiębiorstwa ten podział trzeba przełożyć na konkretne stanowiska. Dane handlowe, czyli odbiorca, rodzaj towaru i ilość, powstają w dziale sprzedaży, dane logistyczne w spedycji, a rzeczywista masa wydanego ładunku dopiero na magazynie. Jeżeli zgłoszenie SENT wypełnia jedna osoba zbierająca informacje telefonicznie od pozostałych, każda jej nieobecność zatrzymuje proces. Skuteczniejsze bywa przypisanie odpowiedzialności do etapu, a nie do stanowiska, oraz wyznaczenie zastępstwa dla każdego z nich. Część firm łączy rejestr z własnym systemem ERP, a pośrednikiem między oprogramowaniem przedsiębiorstwa a rejestrem jest wtedy moduł SENT, który synchronizuje dane kontrahentów, zamówień i miejsc dostawy oraz przejmuje przekazywanie statusów w obie strony. Niezależnie od wybranego wariantu warto ustalić na piśmie, kto zamyka zgłoszenie w dni wolne i po godzinach pracy biura, bo transport nie zatrzymuje się wraz z końcem zmiany.
Które dane najczęściej opóźniają wysłanie zgłoszenia?
Największym źródłem opóźnień nie są same przepisy, lecz dane, które w chwili tworzenia zgłoszenia jeszcze nie istnieją w firmie. Kod CN bywa ustalany dopiero przy pierwszym transporcie danego produktu, choć powinien być przypisany do kartoteki towarowej raz na stałe. Numer rejestracyjny środka transportu i numer lokalizatora pojawiają się po podstawieniu pojazdu, co przy zleceniach realizowanych przez podwykonawców opóźnia uzupełnienie zgłoszenia o kilka godzin. Rzeczywista masa lub objętość wydanego ładunku znana jest dopiero po napełnieniu cysterny, a wcześniejsze zgłoszenie opiera się na wartości zamówionej. Osobnym problemem są dane istniejące w kilku wersjach naraz, gdy ten sam rodzaj towaru opisano inaczej w ofercie, inaczej na dokumencie przewozowym i jeszcze inaczej w zgłoszeniu SENT. Ilości podawane raz w litrach, a raz w kilogramach wymagają przeliczenia, przy którym łatwo o pomyłkę, zwłaszcza w przypadku gazu płynnego. Ujednolicenie nazewnictwa i jednostek w całej dokumentacji jest zabiegiem jednorazowym, a usuwa powtarzalne źródło błędów.
Jak uporządkować obieg danych między działami?
Obieg danych warto zaplanować od końca, czyli od momentu, w którym elektroniczny rejestr SENT wymaga konkretnej informacji. Jeżeli dane stron, rodzaj towaru z kodem CN, ilość oraz miejsce nadania i dostarczenia mają jedno źródło w postaci zamówienia sprzedaży, zgłoszenie powstaje niemal automatycznie, a spedycja dokłada wyłącznie dane pojazdu. Rozproszenie tych informacji między pocztę, arkusze i notatki telefoniczne wymusza za każdym razem ich ręczne zbieranie. Przy większej liczbie przewozów takie przenoszenie danych przestaje się bronić także ze względu na czas reakcji, bo obsługa systemu SENT rozciąga się na cały dzień pracy. Połączenie oprogramowania firmy z rejestrem SENT za pomocą interfejsu niewizualnego przenosi te czynności w tło i pozwala śledzić stan zgłoszeń w czasie rzeczywistym. Rozwiązanie takie wymaga wcześniejszego uzyskania dostępu systemowego oraz nadania uprawnień osobom, które będą je obsługiwać. Firma transportowa realizująca kilkanaście przewozów dziennie odzyskuje w ten sposób czas pochłaniany wcześniej przez logowanie i wypełnianie formularzy.
Dlaczego aktualizacja danych w trakcie przewozu bywa pomijana?
Aktualizacja jest tym etapem, o którym najłatwiej zapomnieć, ponieważ następuje po wyjeździe pojazdu i poza polem widzenia osoby tworzącej zgłoszenie. Zmiana ciągnika, przeładunek na inny środek transportu albo przekazanie ładunku kolejnemu przewoźnikowi wymagają wprowadzenia nowych danych do rejestru. Podobnie jest przy zmianie miejsca dostarczenia towaru, gdy odbiorca kieruje pojazd do innego magazynu niż wskazany w zgłoszeniu. Przerwa w przekazywaniu danych geolokalizacyjnych, wynikająca z awarii lokalizatora lub braku zasięgu, także wymaga reakcji zgodnej z procedurą. Kierowca zwykle nie ma uprawnień do wprowadzania zmian, więc informacja musi wrócić do biura, a to działa tylko przy jednym ustalonym kanale zgłaszania takich sytuacji. Wyznaczenie osoby dyżurującej i krótka instrukcja dla kierowców rozwiązują większość przypadków, w których zgłoszenie rozjeżdża się z rzeczywistym przebiegiem przewozu towaru.
Jak zorganizować kontrolę kompletności przed wysłaniem zgłoszenia?
Kontrola kompletności działa najlepiej wtedy, gdy jest krótka i wykonywana zawsze w tym samym momencie, tuż przed wysłaniem zgłoszenia. Sprawdzeniu podlega zgodność kodu CN z rodzajem towaru, poprawność ilości i jednostki, komplet danych stron oraz numer rejestracyjny pojazdu. Osobnej uwagi wymaga numer lokalizatora, ponieważ błąd w tym polu nie blokuje wysyłki, a ujawnia się dopiero przy braku danych na mapie. Porównanie zgłoszenia z dokumentem przewozowym zajmuje chwilę i wychwytuje większość rozbieżności, zanim staną się przedmiotem kontroli. Część systemów pozwala zdefiniować własne reguły walidacji, które nie przepuszczą zgłoszenia z pustym lub nietypowym polem. Utrwalenie tego kroku jako stałego elementu procedury jest skuteczniejsze niż poleganie na uważności pojedynczej osoby.
Drugim filarem kontroli są uprawnienia, o których łatwo zapomnieć aż do momentu, w którym zabraknie osoby z dostępem. Aby wysyłać, uzupełniać i zamykać zgłoszenia, trzeba założyć konto na PUESC i powiązać je z podmiotem, ponieważ obsługa rejestru SENT odbywa się za pośrednictwem platformy PUESC. Po zalogowaniu się na PUESC zakres dostępnych czynności zależy od nadanego upoważnienia, dlatego powinno ono obejmować wszystkie operacje w rejestrze, a nie samo składanie zgłoszeń. Aktualizowanie listy osób upoważnionych przy zmianach kadrowych bywa pomijane, co ujawnia się przy pierwszym urlopie lub odejściu pracownika. Firmy współpracujące ze stałymi kontrahentami mogą też ustalić, kto zamyka zgłoszenia w imieniu odbiorcy, jeżeli ten nie prowadzi obsługi rejestru samodzielnie. Uporządkowanie tych kwestii z wyprzedzeniem kosztuje mniej niż doraźne szukanie rozwiązania w dniu przewozu.
Co usprawnia zamknięcie zgłoszenia po stronie odbiorcy?
Zamknięcie zgłoszenia zależy od odbiorcy, więc jest tym etapem, na który podmiot wysyłający ma najmniejszy wpływ. Potwierdzenie przyjęcia towaru następuje po dostarczeniu ładunku i wymaga wskazania rzeczywistej ilości oraz informacji o zgodności dostawy ze zgłoszeniem. Odbiorcy przyjmujący pojedyncze dostawy korzystają z aplikacji mobilnej SENT DOSTAWY, dzięki czemu potwierdzenie powstaje na miejscu rozładunku. Przy odbiorze paliwa opałowego znaczenie ma także wskazanie licznika, dlatego procedura magazynowa powinna obejmować jego odczyt. Brak potwierdzenia zostawia otwarte zgłoszenie, dlatego przegląd listy niezamkniętych przewozów powinien być czynnością codzienną. Uprzedzenie odbiorcy o obowiązku i przekazanie numeru referencyjnego wraz z dokumentami przewozowymi usuwa większość opóźnień na tym etapie.
Jak przygotować firmę na awarie i zmiany zakresu obowiązków?
Osobną częścią przygotowania jest scenariusz na sytuacje, w których rejestr jest niedostępny. W przypadku awarii systemu SENT przewóz może odbywać się na podstawie dokumentu zastępującego zgłoszenie, który kierowca powinien mieć przy sobie w trakcie transportu. Procedura ta wymaga wcześniejszego przygotowania wzoru dokumentu i przekazania kierowcom informacji, kiedy i jak z niego korzystać. Po przywróceniu działania rejestru dane trzeba uzupełnić, co wymaga odnotowania przewozów zrealizowanych w trybie awaryjnym. Warto też ustalić sposób przechowywania numerów zgłoszeń i potwierdzeń, bo to one są dowodem prawidłowego wykonania obowiązku podczas późniejszej kontroli. Archiwizacja w formie elektronicznej, z dostępem ograniczonym do uprawnionych osób, wystarcza, jeżeli obejmuje pełną historię każdego zgłoszenia.
Zakres towarów objętych monitorowaniem zmieniał się już kilkukrotnie, dlatego przegląd własnego asortymentu pod kątem kodów CN warto powtarzać cyklicznie. Warto też rozróżniać zgłoszenia SENT i RMPD, ponieważ międzynarodowy przewóz drogowy rzeczy oraz przewóz kabotażowy podlegają odrębnemu zgłoszeniu w tym samym rejestrze. Firmy, które dotychczas nie miały styczności z rejestrem, po objęciu obowiązkiem muszą jednocześnie założyć konto, nadać uprawnienia i wdrożyć procedurę, co przy krótkim terminie bywa trudne. Wcześniejsze sprawdzenie, czy używane oprogramowanie pozwala na rozszerzenie zakresu zgłoszeń przewozu towarów, ogranicza ryzyko przestoju. Szkolenie osób obsługujących zgłoszenia powinno obejmować pełen zakres obowiązków związanych z systemem SENT, od wypełnienia formularza po aktualizację i zamknięcie. Przepisy dotyczące monitorowania przewozu towarów mogą się zmieniać i warto sprawdzić ich aktualny stan.